Osnovne karakteristike naučno – stručnih konferencija na međunarodnom ili nacionalnom nivou su: (1) vrsta i širina tematike o kojoj se raspravlja na konferenciji (tendencije prema širenju tematike), (2) stručna i naučna težina radova i učesnika konferencije, (3) državna matičnost učesnika po kojoj se konferencija klasifikuje kao domaća, sa međunarodnim učešćem i međunarodna (ova klasifikacija postavlja i određene zahtjeve pred učesnike na konferenciji – poznavanje opšteprihvaćenog jezika komunikacije – obično engleski jezik) ili pred organizatore (organizovano prevođenje za konferencije sa međunarodnim učešćem, često i za međunarodne konferencije), (4)kontinuiranost izvođenja gdje se mogu uočiti konferencije koje se organizuju svake godine, svake dvije godine, svake tri godine (izbor zavisi od kadrovskih, finansijskih i organizacijskih kapaciteta organizatora, razvijenosti temetike o kojoj se raspravlja na konferenciji, broja organizatora i njihove ukupne snage), (5)jednokratne, namjenske i ad hoc konferencije koje se organizuju u povodu nekog aktuelnog stručnog i naučnog problema, u povodu značajnih godišnjica iz područja razvoja i širenja znanja, značajnih institucija ili značajnih ljudi u području struke i nauke (6)vrsta organizatora konferencije i njihov broj itd.
Naučno – stručne konferencije obično organizuju obrazovne institucije (fakulteti, univerziteti), naučno – istraživačke organizacije (instituti, zavodi, laboratorije), strukovna udruženja, privredne komore svih nivoa, organi države (obično razna ministarstva, agencije). Sve češći je slučaj da ima više organizatora naučno – stručne konferencije sa uočljivim tendencijama da skup organizatora čine univerzitet iz jedne zemlje, jedan ili više univerziteta iz drugih zemalja, jedna naučna institucija i odgovarajuće strukovno udruženje,
Registrovanost zbornika radova sa konferencije u bazama podataka je jedna od najznačajnijih karakteristika naučno-stručnih skupova. Što su baze podataka u kojima je zbornik skupa registrovan šire i značajnije to je privlačnije za autore (referentnost za napredovanje u karijeri).
Kakve god karakteristike naučno – stručna konferencija imala njihova organizacija predstavlja brojan i složen skup aktivnosti koji se može uspješno realizovati samo u projektnom pristupu sa definisanim projektnim zadatkom, projektnim timom, rokom izvođenja i budžetom. Prikupljena iskustva ovim povodom jasno pokazuju da dužina projektnog perioda se kreće od minimum 6 mjeseci do godine dana.
(adaptirano prema: Brdarević S, Jašarević S, Đulić E, Model organizacije naučno-stručne konferencije, 11.naučno-stručni skup sa međunarodnim učešćem “QUALITY 2019”. Neum, BiH, 14-16.juni 2019.)